Verkoopfactuur maken en vereisten

Als je je diensten of producten hebt geleverd mag je ook je verkoopfactuur gaan opmaken. Dit is relatief eenvoudig te doen met Word of Excel, echter is dit erg tijdrovend en foutgevoelig. Gelukkig zijn hier slimmere oplossingen voor.

Mogelijkheden verkoopfactuur aan te maken

Er zijn redelijk wat aanbieders die je online een verkoopfactuur kunnen laten opstellen en via de mail laten verzenden naar je klant (inclusief betaallink). Sommige doen dit zelfs gratis. Het enige wat je dan nodig hebt zijn je bedrijfsgegevens en je logo om een eigen factuur lay-out te maken. Uiteraard vul je zelf je diensten en prijzen in.

Daarnaast bieden de meeste boekhoudpakketten ook de functionaliteit aan zoals net beschreven. Het voordeel is dat de facturen ook direct in je boekhouding verwerkt worden en je zo altijd zicht hebt op welke facturen er nog open staan en je herinneringen aan te laat betalers ook via deze omgeving kunt versturen. Ook zijn deze functies vaak beschikbaar via een app op je telefoon, zodat je je facturen (en herinneringen) binnen een paar minuten gemaakt en verstuurd hebt.

Als je geen omkijken wilt hebben naar het opmaken van je facturen kun je uiteraard ook je boekhouder of accountant vragen dit te doen en zorg te dragen voor eventuele herinneringen aan te laat betalers. Nadeel is dat dit vaak wat duurder is dan het zelf te doen, plus je zult altijd zelf de gegevens om te factureren aan moeten leveren (zoals je geleverde diensten en prijzen).

E-facturatie

Tegenwoordig is het ook mogelijk om e-facturen te maken via je boekhoudpakket (of boekhouder). Dit zijn XML-format facturen die via een beveiligde server verzonden worden en de gegevens staan altijd op een vaste plek, waardoor de boekhouding van je klant de factuur automatisch kan verwerken. Als je werkt met de overheid is dit zelfs verplicht.

Formele vereisten

Heb je de keuze gemaakt hoe je factuur opgesteld en verzonden wordt, dan zijn er nog een aantal formele vereisten voor wat er op de factuur moet staan, te weten:

1.      De naam en adres van je onderneming en van je klant

2.      Je KvK en BTW-id nummer

3.      Factuurdatum en factuurnummer (let op dat deze opvolgend genummerd wordt)

4.      Datum van levering

5.      Omschrijving van en het aantal producten of diensten die je hebt geleverd

6.      Het bedrag per dienst / product en het totaal

7.      Het BTW %, BTW bedrag en het totaal bedrag inclusief BTW

Uiteraard is het ook zeer aan te raden om je IBAN en uiterste betaaltermijn op te nemen.

De KvK heeft een mooi voorbeeld gemaakt om je een idee te geven, zie hier.

Als je bonnen of facturen maakt die onder € 100 (incl. BTW) blijven mag je volstaan met enkel de volgende gegevens:

1.      Je naam en adres

2.      Datum

3.      Producten of diensten geleverd

4.      Het totaalbedrag en het BTW bedrag

Er zijn ook situaties waarbij je aangepaste regels voor de facturen hebt, doe je bijvoorbeeld zaken met het buitenland of ben je geen ondernemer voor de BTW? Voor meer informatie en details kun je hier kijken.

Als je niet zeker weet hoe het in jouw specifieke situatie zit, neem dan contact op met je boekhouder of accountant. Uiteraard kun je ook bij ons terecht.